Por David Somoza Mosquera
En el mundo empresarial son muchos los desafíos y, aunque pueda no parecerlo, dirigir reuniones puede tornarse uno de ellos. ¿Por qué? Porque se requieren altos niveles de creatividad para lograr cumplir con los objetivos por los cuales se ha invitado a un grupo de colaboradores. Hay una serie de recomendaciones que nos facilitan el proceso y, al final, logramos tener reuniones realmente efectivas.
No hay que perder de vista a la tecnología, que ha revolucionado las comunicaciones y las empresas deben valerse de ello. Es recomendable generar alternativas que integren lo presencial con lo virtual, como video conferencias, para quienes vayan a participar en las reuniones.
Sin embargo, antes de llegar allí lo primero es:
-Determinar si realmente la reunión es necesaria
-Asegurar que el tema a tratar sea claro y específico
-Definir el número de participantes
-Establecer la duración, debe ser definida
-Determinar el espacio donde se hará el encuentro
-Hacer la notificación con antelación, la única excepción es que sea una reunión de emergencia
Una vez cumplido lo anterior, el siguiente paso tiene que ver con la capacidad de procurar niveles de atención que resulten productivos durante la reunión. Para lo cual es recomendable que los asistentes sepan cuál es su contribución y lleguen preparados. De allí que es importante que conozcan el propósito de la reunión y cuál es el papel que van a cumplir.
Las intervenciones deben estar orientadas al logro del objetivo de la reunión. De manera que deben evitarse temas que no estén en una agenda previamente definida. También es recomendable que se permita y valore diferencia de opiniones, valiosas ideas pueden producirse de un intercambio de ideas.
La efectividad de una reunión también implica que durante su realización se generen compromisos que deben quedar asignados e incluidos en un plan de acción con el responsable y la fecha estimada de término. Y, además, las decisiones a que ha llegado el equipo deben ser documentadas para, precisamente, cumplir con el objetivo para lo cual fue convocada la reunión.
De hecho, el cumplimiento oportuno de los objetivos, la puntualidad y la disciplina nos permite producir beneficios financieros sostenibles y alto valor agregado para nuestra empresa Purolomo.